"Mon métier c'est caviste et épicier pas comptable". Pas faux ! Mais si vous souhaitez ouvrir une cave ou une épicerie fine, il vous sera indispensable, que cela vous plaise ou non, de vous familiariser avec des éléments comptables. En effet, toute entreprise se doit de respecter des obligations comptables.

Avec un peu de rigueur, les bons outils et pourquoi pas l'accompagnement d'un expert comptable (c'est bel et bien son métier à lui !), vous devriez vous en sortir sans trop de soucis.

Retrouvez dans cet article, six points clés pour tenir la comptabilité de sa cave ou de son épicerie fine :

1 - Avoir en tête les échéances fiscales sociales et juridiques
2 - Choisir un bon logiciel de comptabilité
3 - Pouvoir piloter son activité au jour le jour
4 - Ne pas mélanger comptabilité privée et professionnelle
5 - Procéder à un inventaire
6 - Conserver toutes les pièces justificatives comptables

1- Avoir en tête les échéances fiscales, sociales et juridiques pour sa tenue de comptabilité

La première chose à faire pour devenir un maître de la comptabilité est d'ajouter sur votre calendrier qui contient déjà la date de la chandeleur, du Beaujolais nouveau ou encore de la fête des pères, les échéances fiscales, sociales et juridiques. Beaucoup moins sympa, certes, mais indispensable pour ne pas vous exposer à des pénalités ou même à des amendes.

Toutes les entreprises quels que soient leur taille ou leur régime fiscal sont tenues de respecter et de connaître le calendrier. Ceci concerne également les caves et les épiceries fines.

Les opérations à connaître sont les suivantes :

• Les comptes annuels : le bilan, le compte de résultat et l'annexe. Ici, pas de date prédéfinie, il faut seulement respecter un intervalle de 12 mois pour un exercice comptable. Souvent la date du 31 décembre est retenue car elle coïncide avec la fin de l'année civile. Les cavistes ou les épiciers choisissent également souvent la date de leur fin d'inventaire pour clôturer leur exercice comptable.
• Dépôt de déclaration de TVA : ce dépôt est mensuel (ou peut être trimestriel si la TVA annuelle totale ne dépasse pas 4000 euros). La date limite de dépôt s’étend du 15 au 24 de chaque mois. Selon la nature juridique du redevable, son nom de famille et sa localisation, la date de déclaration de TVA diffère.
• Dépôt des déclaration de résultats ou de liasse fiscale : la date de dépôt ne dépend pas de la date de clôture des comptes mais est définie à l'avance par la Banque de France. C'est en général en mai.
• Les déclarations de charges sociales et les fiches de paie : le paiement des cotisations dépend du nombre de salariés que vous avez dans votre cave ou épicerie fine. Si vous avez moins de 50 salariés, le dépôt doit être fait au plus tard le 15 du mois suivant la période rémunérée et pour les autres au plus tard le 5 du mois.
• Les déclarations diverses : formation professionnelle, taxe d'apprentissage...
  

2 - Choisir un bon logiciel de comptabilité

Pour les commerces de détail comme c'est le cas pour les cavistes et les épiceries fines, pour organiser vos activités et assurer un bon suivi comptable au sein de son entreprise, vous devez vous équiper au minimum d'un logiciel de caisse, d'un logiciel de facturation (si vous faites de la vente aux professionnels comme à un restaurant ou un café par exemple) et d'un logiciel de comptabilité qui vous permet de connecter tous vos flux financiers dans un même outil et fluidifie la collaboration avec votre expert comptable si vous souhaitez gérer votre comptabilité vous-même.

Comment faire le livre de caisse ?

Il convient ici de distinguer deux cas :

• Si vous souhaitez gérer vous-même votre comptabilité, vous devrez vous équiper à la fois d'un logiciel de comptabilité et d'un logiciel de caisse.
• Si vous confiez votre comptabilité à un expert-comptable, vous n'aurez alors besoin que d'un bon logiciel de caisse pour établir vos journaux de caisse ce qui facilite la saisie des écritures comptables par le comptable en charge.

Pour en savoir plus sur les logiciels de caisse, découvrez les 11 critères essentiels pour choisir sa caisse enregistreuse.

3) Pouvoir piloter et faire un suivi de son activité en temps réel

Vous devez également avoir en tête que la comptabilité est là pour vous aider à piloter votre activité.

Il est donc important voire essentiel de la tenir à jour et de faire des mises à jour régulières. En effet, grâce à la mise en place d'une organisation comptable rigoureuse qui ne se contente pas seulement du calendrier défini par l'administration fiscale, vous allez pouvoir mesurer les performances de votre activité, faire des prévisions et donc ajuster votre stratégie commerciale si besoin.

Comment tenir un journal de caisse ?

Pour vous faciliter la tâche, il existe des outils de gestion caisse qui permettent d'établir des journaux de caisse journaliers, mensuels pour vous, en fonction de vos besoins. En effet, pour certains il est important de pouvoir visualiser son chiffre d'affaires en début et en fin de journée, pour d'autres de pouvoir déterminer le montant des factures réalisées etc. Ainsi, il convient de se poser les bonnes questions au moment de l'établissement de son organisation comptable, du choix de son logiciel de gestion caisse.

Dashboard de la solution Wino pour pouvoir suivre son activité en temps réel

4) Ne pas mélanger compte privée et professionnelle

Lorsque vous dirigez une entreprise, il convient de séparer strictement votre activité professionnelle de vos activités privées. Cela vous évitera de devoir justifier pour chaque dépense de sa nature professionnelle ou non et vous fera par la même occasion gagner du temps (et on sait que ce n'est pas à négliger dans votre activité !).

De plus, une tenue rigoureuse de votre comptabilité avec une séparation bien marquée entre votre compte bancaire professionnel dédié à l'activité de caviste ou d'épicerie et votre compte bancaire privé vous évitera de vous exposer à des sanctions pénales qui pourraient déstabiliser l'organisation de votre entreprise.

5) Procéder à un inventaire

Qu'est-ce que l'inventaire de la caisse ?

Légalement, il est obligatoire de réaliser une opération d'inventaire au moins une fois par an, à la date de fin de l'exercice comptable. Cela permet de vérifier le patrimoine de l'entreprise et d'établir un état des lieux de ses actifs et de ses passifs.

Pour une cave ou une épicerie fine, il peut être judicieux de réaliser des inventaires intermédiaires avant cette date obligatoire pour s'assurer de l'état réel des stocks et de les maîtriser au cours du temps. En effet, un stock trop faible aura tendance à vous faire perdre des ventes et de rendre des clients mécontents s'ils ne trouvent pas le produit qu'ils cherchent. À l'inverse, des stocks trop élevés représentent des coûts non négligeables.

Ainsi, il conviendra de s'équiper de bons outils de gestion des stocks. Cela permettra d'avoir un suivi complet de vos activités de commerçants et d'éviter que l'inventaire de fin d'année ne soit un moment encore plus casse-tête qu'il ne l'est déjà dans des conditions optimales.

Pour en savoir plus, sur la gestion des stocks, vous pouvez consulter cet article : Comment bien contrôler votre gestion des stocks en 5 conseils.

6) Conserver toutes les pièces justificatives comptables

Il est obligatoire pour tous les commerçants de conserver toutes vos pièces justificatives comptables (relevés bancaires, factures d’achat, factures de vente, bulletins de paie, déclarations et montant de TVA, date de transaction, mouvement de caisse, moyens de paiement etc) sous leur forme originale pendant au moins dix ans après la clôture de l'exercice. Il faut être en mesure de pouvoir facilement lier une écriture comptable et sa pièce comptable justificative.

Si vous effectuez vous-même votre comptabilité, il faut établir un classement rigoureux de toutes les pièces justificatives comptables. Cela vous fera gagner du temps et vous évitera de perdre ou de mélanger des documents. Le classement peut être fait sur papier ou de façon dématérialisée en numérisant les pièces justificatives comptables.

La méthode de classement de ces pièces est libre mais s'effectue en général en suivant la nature des documents comptables (bien séparer dans des dossiers distincts les documents de nature différente) et en suivant un ordre chronologique (pour les factures de vente par exemple) ou alphabétique (pour les factures d'achat par exemple qui sont reliés au nom de leur fournisseur). Tout dépend ici de la manière dont vous préférez visualiser les mouvements de patrimoine liés à votre activité. Il suffit ensuite de reporter sur chaque pièce justificative comptable le numéro de l'écriture comptable qui s'y rapporte pour pouvoir rapidement faire le lien entre les deux.

Pour un caviste ou épicerie fine, il faudra par exemple s'assurer d'avoir un suivi des mouvements du patrimoine que ce soit des bons de commande, de livraison, des factures clients, les livres journaux etc.

Vous l'aurez compris, la gestion comptable dans votre entreprise ne s'improvise pas. Il faut être au fait de la loi et de ses obligations. Il faut également s'équiper d'outils/logiciels de caisse qui vous permettront de suivre sereinement vos activités et de vous fournir toutes les pièces comptables indispensables à une bonne gestion de votre cave ou épicerie fine. Il peut également être judicieux de faire appel à un expert-comptable pour vous épauler au quotidien.

Pour plus d'informations sur la solution de gestion et de caisse Wino qui accompagne les commerçants au quotidien dans leurs activités (encaissement, facturation, gestion des stocks, fidélité, vente en ligne) et notamment sur son outil de tableau de bord dédié en parti aux exports comptables.

Illustrations de l'articles issus du site Unsplash : Kelly Sikkema / Charles Deluvio / Beatriz Perez