11 critères essentiels pour choisir son logiciel de caisse en ligne

Quel est l'outil le plus important de votre cave ou épicerie fine ? Sans trop prendre de risque, je pense que la réponse est "la caisse enregistreuse" ou "le logiciel de caisse". En effet, le logiciel de caisse enregistreuse est un outil indispensable au bon fonctionnement de votre commerce. On peut même aller plus loin et dire que c'est un outil stratégique.

En effet, pour assurer une gestion moderne et fluide de sa boutique, il est nécessaire d'avoir à sa disposition un grand nombre de fonctionnalités depuis sa caisse enregistreuse. Comme son nom l'indique, la fonctionnalité clé de la caisse enregistreuse est de pouvoir encaisser ses clients. Mais il existe d'autres fonctionnalités essentielles pour un caviste ou une épicerie fine comme : pouvoir effectuer un suivi en temps réel de ses stocks, pouvoir visualiser facilement son chiffre d'affaires au cours de la journée, pouvoir passer commande simplement auprès de ses fournisseurs, pouvoir fournir obtenir des données comptables etc. Ça tombe bien puisqu'aujourd'hui beaucoup de caisses enregistreuses offrent ces possibilités et sont devenues des véritables outils de gestion tout-en-un et connectés.

Mais comment s'y retrouver parmi toutes les offres disponibles ?

Notre conseil : lister les besoins liés à votre activité de caviste ou épicerie pour définir vos spécificités et suivez les quelques conseils qui vont suivre !

Comment bien choisir votre logiciel de caisse enregistreuse ?

Voici notre liste non exhaustive de 11 critères à considérer pour choisir votre prochain logiciel de caisse :

1 - La conformité de la caisse enregistreuse

Un contrôleur fiscal peut vous demander de lui fournir une attestation de conformité de votre logiciel de caisse. Aujourd'hui, il n'existe pas moins de 3 certifications possibles garantissant la conformité de votre solution de caisse enregistreuse :

• L'attestation individuelle : elle est délivrée par votre fournisseur de logiciel à votre demande. Chez Wino par exemple, elle est téléchargeable à tout moment depuis l'application. Elle est obligatoire lors d'un contrôle fiscal à la différence des deux certifications ci-dessous.
• La certification LNE : elle est délivrée par le Laboratoire National de Métrologie et d'Essais aux fournisseurs de caisse enregistreuse à leur demande. Elle n'est pas obligatoire mais peut compléter ou remplacer l'attestation individuelle de l'éditeur.
• La certification NF525 : elle est délivrée par l'Association Française de Normalisation (AFNOR). L'organisme vérifie que la solution est en accord avec un ensemble de règles définies. Le processus de certification est possible moyennant finance de la part de l'éditeur. Comme la certification LNE, elle n'est pas obligatoire.

Ce qu'il faut en retenir : assurez-vous de pouvoir répondre à tout moment à la demande d'attestation individuelle de conformité de la part d'un contrôle fiscal, c'est l'unique document obligatoire !

2 - La simplicité d'usage de la caisse enregistreuse électronique

C'est un critère essentiel ! Pourquoi ? Votre caisse enregistreuse est sans aucun doute l'outil que vous utilisez le plus pour votre activité commerciale. Il faut la voir comme un véritable partenaire du quotidien. Votre caisse enregistreuse a pour but de vous donner toutes les clés pour gérer efficacement votre commerce.

Il est donc essentiel que l'outil de caisse que vous choisissez soit simple d'utilisation et instinctif. Il faut que l'interface d'accueil soit en accord avec votre métier. Par exemple pour un caviste, une interface qui présente le catalogue produit trié suivant les régions viticoles.

De plus, il convient de réfléchir aux questions suivantes : Quels seront les impacts sur mon activité si j'opte pour un système où chaque tâche à effectuer est complexe et la formation longue et chronophage ? Combien de temps devrais-je investir pour former les nouveaux vendeurs embauchés en boutique ou les stagiaires et saisonniers qui ont peu d'expérience avec les systèmes de caisse ?

Au-delà du logiciel de caisse en lui-même, vous pouvez également vous interroger sur la facilité à installer vous-même le système de point de vente et le matériel connecté. Plus cela sera facile, plus vous vous sentirez autonome vis-à-vis de la solution.

La solution Wino est reconnue par ses clients pour sa simplicité d'usage. Rendez-vous sur nos témoignages en ligne pour en savoir plus :

• Interview de Thomas Beschi, gérant de l'Intendance à Orgeval
• Rencontre avec Divins, une cave en plein coeur de Paris
• Témoignage de Claude Le Gall, caviste au marché des Batignolles à Paris

Tous ces critères d'usage relatifs au logiciel de caisse et au matériel sont autant d'éléments à analyser sérieusement lors de votre choix. Certains éditeurs proposent de tester leur application par inscription en quelques clics, d'autres vous offrent des démonstrations complètes du produit. Dans ce dernier cas, un temps de questions/réponses en fin de démonstration vous permet d'entrer dans le détail des fonctionnalités qui vous importent le plus.

Avec Wino, vous pouvez à tout moment faire une demande de démonstration depuis notre formulaire en ligne. Vous serez rappelé rapidement par un commercial pour convenir d'un rendez-vous.

3 - La mobilité du logiciel de caisse enregistreuse

Selon vos activités de commerçant, un logiciel de caisse enregistreuse sur iPad peut être très avantageuse. Posez-vous les questions suivantes :

• Pourrai-je embarquer facilement la caisse connectée sur un marché, une foire, un salon ou un magasin pop-up ? Si vous organisez ponctuellement des animations, cela peut vous apporter une liberté considérable.
• Pourrai-je me déplacer avec l'application de caisse enregistreuse à travers le magasin ? Lorsque vous voulez inventorier les produits sur vos linéaires ou réceptionner une commande fournisseur, avoir une tablette à portée de main peut vous être très utile.
• Pourrai-je me déplacer avec le logiciel de caisse en dehors du magasin ? Si vous avez une importante activité de vente auprès de professionnels, il peut être intéressant d'avoir la possibilité d'emporter l'application de caisse avec vous pour négocier, vendre et prospecter !

Il existe finalement des cas d'usage très nombreux argumentant la nécessité de disposer d'une solution mobile.

Certains outils de caisse permettent également l'accès à des données depuis n'importe quel ordinateur grâce à un système de dashboard en ligne. Cela permet de suivre son activité en temps réel depuis n'importe où sans avoir besoin d'avoir le système de caisse sous la main.

4 - L'esthétique du point d'encaissement

L'agencement de votre boutique est clé pour votre activité de commerçant. Que ce soit pour accroître l’efficacité commerciale du point de vente ou mettre en avant votre image de marque, chaque détail compte pour booster votre chiffre d'affaires.

Fini les fils qui s'emmêlent et les caisses format XXL qui dominent votre comptoir de vente. Avec les nouveaux logiciels de caisse connectée, vous avez maintenant la possibilité d'acquérir une caisse élégante et plus discrète avec un iPad, un tiroir-caisse et une imprimante, le tout interconnecté.

Wino propose à ses clients un éventail de choix et d'options de matériaux dans un catalogue complet : des tiroirs-caisses avec imprimante ticket intégrée ou non, des imprimantes ticket aux couleurs variées, des iPads de différents formats et couleurs, des supports d'iPad répondant à différents besoins (sécurité, esthétique, robustesse etc.), des afficheurs etc. L'objectif est de pouvoir apporter des réponses aux besoins spécifiques de chaque commerçant.

Installation d'un double point de vente avec des caisses enregistreuses connectées à la cave du Cellier des Docks À Biarritz

5 - Adapté à vos spécificités métiers : caviste et épicerie fine

Pensez aux tâches manuelles, complexes et répétitives que vous effectuez quotidiennement en boutique. Comment un nouveau système de caisse pourra-t-il y répondre ?

Voici une liste de questions qui vous permettra d'orienter vos choix pour un système de caisse plutôt qu'un autre :

a) Pour les tâches complexes en caisse

Lors de l'encaissement, le but est d'aller suffisamment vite pour satisfaire vos clients lors de la dernière étape de leur parcours d'achat pour avoir le temps ensuite de retrouver vos clients en attente de conseils pour l'achat. Dans ce cas, le système de caisse enregistreuse choisi doit impérativement vous permettre d'encaisser simplement, rapidement et de manière sécurisée. Mais il doit également vous permettre de réaliser certaines tâches plus complexes.

Il faut à cette étape ne pas perdre de vue vos spécificités métier et choisir un logiciel de caisse pensé pour ceux ci. Il existe de nombreuses offres sur le marché, aussi bien des caisses génériques que des caisses spécialisées. Il faut donc bien se renseigner avant de faire son choix. Les besoins d'un caviste ou d'une épicerie fine ne sont pas forcément les mêmes que ceux d'un restaurant ou d'un coiffeur.

Quelles sont les tâches complexes auxquelles vous pourriez faire face ?

• Lors d'erreurs à l'encaissement ou pour d'autres raisons, vous pouvez être contraint de rembourser une partie ou la totalité d'une vente. La caisse offre-t-elle un moyen rapide et efficace d'y arriver pour un ticket, une facture ? Si vous devez recréer de zéro une vente à rembourser avec de nombreux produits et des réductions, vous allez perdre un temps précieux !
• Le traitement des retours produits et des échanges peut s'avérer être compliqué, le logiciel de vente pourra-t-il permettre de rationaliser ce processus avec une bonne gestion du stock ?
• Quelles possibilités offre la caisse pour gérer des promotions ? Y a-t-il des moyens de générer des campagnes périodiques sur une sélection de produits, ou d'appliquer des réductions pour les clients fidèles ?
• Le système d'encaissement permet-il de mettre des tickets en attente, de gérer des encaissements partiels ou en plusieurs fois ? Permet-il aussi d'être exempté de calculs en caisse qui font perdre du temps, faire des erreurs et sont source de stress lorsque du monde attend à la caisse ? Cela est d'autant plus important si vous avez une activité de consommation sur place. En effet, les clients à table n'arrivent et ne repartent pas forcément au même moment, il faut donc pouvoir gérer des encaissements différés.
• Pour la gestion des produits en vrac, le logiciel de caisse me permet-il de facilement passer mes commandes de produits vrac auprès de mes fournisseurs ? Pour l'encaissement, devrais-je retaper le nom du produit, son poids, son prix au kg/L une fois l'avoir pesé ou pourrais-je connecter le logiciel à a une balance connectée et obtenir directement toutes ses informations ?
  

b) Gestion du catalogue et des stocks

Un des gros enjeux du caviste et de l'épicier au quotidien est d'arriver à gérer son catalogue et ses stocks. De ce fait, le logiciel de caisse enregistreuse choisi doit vous permettre d'être en mesure de faire ce travail de la manière la plus simple possible.

• Les formats proposés des fiches produits sont-ils adaptés aux typologies de produits vendus en boutique ?
• Le système de caisse me permet-t-il de garder les stocks à jour au cours du temps ? Serai-je alerté en cas de stock bas sur mes produits ?
• Pourrai-je réceptionner des commandes produits rapidement avec une mise à jour automatique de mes stocks ?
• Pourrai-je suivre en permanence les mouvements de stock liés à mon activité et revenir aisément sur des évènements antérieurs ?
• Pourrai-je avoir une gestion centralisé des stocks si je vends à la fois en boutique et en ligne ?
  

c) Communication aux clients : un système de fidélité intégré à ma caisse connecté ?

Dans n'importe quel secteur d'activité, la fidélisation client est devenue essentielle. Pour fidéliser, il est nécessaire de recueillir des informations sur vos clients et leur proposer un système de fidélité par exemple. Ainsi, vous devez définir la stratégie de communication et fidélisation que vous souhaitez mettre en place et déterminer les systèmes de caisse enregistreuse répondant à vos besoins.

• Ai-je besoin de collecter les adresses mail de mes clients pour par exemple leur envoyer des newsletters, des offres promotionnelles ?
• Ai-je l'intention de mettre en place un programme de fidélité pour mes clients ?
• Aimerai-je avoir à disposition des analyses des habitudes d'achat de mes clients ? Pourrai-je savoir les produits qu'ils consomment le plus, leur panier moyen ou encore le nombre de fois qu'ils visitent ma boutique ? Ce sont autant d'éléments qui vous permettront de répondre aux demandes de votre clientèle, de leur envoyer des offres et des informations ciblées selon leur profil. Un bon système de point de vente peut permettre de recueillir de nombreuses données.
  

d) Vente aux professionnels

En tant que caviste ou épicerie fine, vous pouvez être amené à travailler avec d'autres professionnels comme des restaurants ou des bars par exemple. Pour cela, vous devrez être en mesure d'éditer des factures, des bons de livraison et des devis. Ainsi, vous devez vous poser les questions suivantes au moment du choix de votre caisse enregistreuse.

• Quelle importance mes ventes professionnelles ont-elles pour mon activité ? Mon futur système de caisse ne devrait-il pas intégrer un système de facturation pour me permettre de gérer toutes mes activités sur un unique outil ? C'est forcément synonyme d'efficacité et de temps gagné !
• Le système gère-t-il tout le processus de facturation du devis jusqu'au bon de livraison finale ? Imaginer devoir décrémenter manuellement les produits sortis du stock pour leur livraison, cela vous fera perdre un temps considérable.
• Aurais-je un suivi efficace des devis acceptés ou non, des factures en attente de paiement et en retard, des produits livrés etc. ?
• La solution gère-t-elle la comptabilité pour tout ce qui est relatif à la facturation ?

Plus le système que vous choisissez répondra à vos exigences métier, moins vous risquerez d'avoir de mauvaises surprises quand vous commencerez à manipuler la solution seul. Il n'y a rien de pire que de se rendre compte au bout de quelques jours d'utilisation que des fonctionnalités que vous pensiez retrouver dans le nouveau logiciel n'existent pas !!

6 - Les moyens de paiement disponibles et les tickets de caisse en ligne

Pour une caisse enregistreuse, la première chose qu'on attend d'elle est qu'elle assure un paiement efficace et sécurisé..

Ainsi, lorsque vous choisissez un système de caisse, il faut se demander quels moyens de paiements sont disponibles, s'il est possible d'en ajouter ou si le système en définit certains à l'avance sans paramétrages possibles.

Pour une cave ou une épicerie fine, il peut être intéressant d'avoir le choix entre un paiement par carte bleu, Amex, Paypal, virement, VAD, ticket restaurant, chèque cadeau etc mais également de pouvoir proposer le paiement en ligne comme avec Wino Pay par exemple.

L'autre élément intéressant est de pouvoir créer des tickets de caisse en ligne et de pouvoir les envoyer par mail à vos clients.

7 - Adaptation aux contraintes de connexion

Avez-vous une connexion internet permanente dans votre boutique ? Fonctionne-t-elle parfaitement ou êtes-vous sujet à des ralentissements voire des coupures ?

Cette capacité d'adaptation aux contraintes de connexion internet est un élément différenciant incontestable de Wino vis-à-vis de ses concurrents : le logiciel de caisse est connecté mais fonctionne également hors-ligne. Vous pouvez donc encaisser vos clients, gérer vos produits, facturer etc. sans connexion internet. Toutes les données sont enregistrées directement sur l'iPad. Au moment où vous disposez d'une connexion à internet, il suffit alors de synchroniser les données pour qu'elles soient enregistrées sur le cloud. Vous évitez alors de lourdes contraintes et gérez votre boutique sereinement.

8 - Capacité d'analyse de l'outil de caisse enregistreuse

Comme nous l'avons déjà spécifié précédemment, un bon système de point de vente est une solution permettant de recueillir de nombreuses données pour pouvoir suivre son activité et ses performances en temps réel. Mais savoir que votre outil pourra collecter des données ne suffit pas. Il faut aussi s'assurer que vous aurez facilement accès à ces données et que vous pourrez les manipuler pour mener des analyses de vente.

Les éditeurs de logiciel de caisse tels que Wino proposent généralement à leurs clients un accès à un tableau de bord centralisant l'ensemble des données d'activité du commerce. Sur ce genre d'outils, il est possible d'avoir accès à des éléments d'analyse prêts à l'emploi comme le chiffre d'affaires au cours du temps, un classement des meilleurs produits vendus, des plus gros clients etc. Pour aller plus loin dans l'analyse, ces solutions offrent également aux utilisateurs la possibilité d'exporter les données sous forme de tableurs pour mener des analyses plus poussées selon les besoins.

Exemple d'un écran de statistiques sur le tableau de bord proposé par l'outil de caisse enregistreuse et de gestion Wino

9 - La gestion comptable

Toute entreprise se doit de respecter des obligations comptables et les caves et les épiceries fines ne font pas exception à cette règle. Pour en savoir plus, consultez cet article : "Les 6 points clés pour tenir la comptabilité de sa cave ou de son épicerie fine"

Deux éléments doivent être vérifiés lorsque vous choisirez votre système de caisse :

• Assurez-vous que la solution vous propose l'écriture automatique des journaux de caisse journaliers, mensuels et annuels et que les informations produites répondent aux exigences comptables.
• Assurez-vous également que les documents comptables (journaux de caisse, le détail des factures et tickets) soient facilement exportables et partageables si vous travaillez avec un cabinet comptable.
  

10 - Le support client du fournisseur du logiciel de gestion caisse

L'accompagnement du fournisseur après l'acte d'achat est un autre élément à prendre en compte. Il est intéressant de se renseigner sur la performance du support client du fournisseur avec lequel vous souhaitez travailler.

Voici quelques cas concrets :

• Lorsque vous débuterez avec une nouvelle solution de caisse, vous aurez régulièrement des questions concernant les fonctionnalités du système.
• Lorsque le logiciel sera mis à jour, vous pourrez également avoir des questions si des changements importants ont eu lieu.
• Il pourrait aussi arriver que votre matériel tombe en panne ou que l'application ait un bug.

Plus vite vous pourrez régler les problèmes, plus vite vous pourrez reprendre vos ventes. Il faut donc vous assurer que le fournisseur de la solution puisse répondre à vos besoins :

• Le support client est-il disponible sur mes plages horaires d'ouverture ? ou du moins assure-t-il une permanence minimale lorsque je me trouve en situation d'urgence ?
• Le support est-il gratuit ou payant. S'il est payant, cela reste-t-il abordable ?
• Puis-je être assuré de sa crédibilité ? Répondra-t-il rapidement et apportera-t-il des réponses pertinentes ?
• Le fournisseur propose-t-il des services de formation ? Si vous avez plusieurs employés, cela est d'autant plus utile, tous ont alors un niveau de connaissance du logiciel égal lors de son déploiement.
  

Formation chez Claude Le Caviste, cave du marché des Batignolles à Paris lors de l'installation de sa caisse enregistreuse Wino

11 - Le prix de la solution de caisse enregistreuse

Et enfin, le critère décisif pour faire votre choix final : le prix de la solution !

Contrairement aux systèmes de caisse traditionnels très onéreux tels Casio ou JDC , les nouvelles caisses enregistreuses connectées sur tablette proposent des prix plus économiques pour les commerçants.

Les nouveaux éditeurs fonctionnement pour la plupart avec un système d'abonnement. Selon vos capacités de trésorerie, vous pouvez opter pour des paiements mensuels ou alors vous engager sur un an ou deux avec des réductions avantageuses. Les mises à jour du logiciel sont comprises dans le prix de l'abonnement, vous évitez ainsi d'être surpris par des facturations imprévues !

Si vous souhaitez profiter de services complémentaires tels qu'un système de vente e-commerce connecté à la caisse ou un programme de fidélité, vous pouvez le faire à tout moment, moyennant un coût d'abonnement supplémentaire modéré.

Enfin, chez Wino, l'offre de matériel de caisse répond largement à toutes les exigences en terme de budget. Vous pouvez opter pour un pack complet de matériel à un prix très raisonnable ou choisir du matériel plus haut-de-gamme comme de grand iPads, des supports design et plus sécurisés, de nombreux accessoires selon le budget prévu.

Après tous ces conseils, à vous de jouer, partez en quête de votre système de caisse enregistreuse idéale ou alors découvrez pourquoi Wino est le logiciel idéal pour les cavistes et les épiciers.