Logiciel de caisse enregistreuse obligatoire en 2018

Le 1er janvier 2018, l’article 88 de la loi de finances 2016 rentrera en vigueur et obligera tous les commerces assujettis à la TVA (dont les caves à vin) à utiliser un nouveau système d’encaissement sécurisé et certifié. L’objectif est d’éviter les fraudes à la TVA, qui représentent aujourd’hui plus de 15 milliards d’euros de pertes annuelles pour l’État. Toutes les actions d’annulation ou de modification afin de créer des tickets de caisse frauduleux seront impossibles.

Quels sont les risques pour les cavistes ?

En cas de contrôle à compter du 1er janvier 2018 deux cas sont possibles :

• Vous avez un système d’encaissement conforme, vous pouvez donc présenter une attestation de conformité individuelle ou un certificat d’homologation.
• Vous n’avez pas de système d’encaisse conforme, vous risquez 7 500 € d’amende par logiciel de caisse non certifié.

Quelles sont les conditions posées par la loi ?

La loi est fondée sur quatre grands principes, qui sont l’inaltérabilité des données, la sécurisation, la conservation et enfin l’archivage. Lorsque ces 4 conditions sont réunies, la traçabilité des données est assurée.

• Inaltérabilité : les tickets de caisse ne sont plus modifiables. On ne peut plus supprimer des lignes, annuler une vente, etc.. Une fois qu’une opération est effectuée, le système conserve une trace des actions.
• Sécurité : un système de signature numérique est mis en place. Chaque ticket, duplicata ou remboursement est signé numériquement. On ne peut donc pas supprimer des données.
• Conservation : tous les tickets, les rapports, les X et Z de caisse, doivent être conservés pendant un minimum de 6 ans par le système.
• Archivage : les clôtures de caisse (Z de caisse) sont de 3 types, journaliers, mensuels et annuels. Elles doivent obligatoirement être archivées avec les tickets qui sont concernés par la clôture.

Comment trouver une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse conforme ?

Les éditeurs de caisse proposeront des mises à jour logicielles afin de mettre en conformité leurs solutions aux normes pour 2018. Ces mises à jour obligatoires seront sans doute facturées.

Si vous n’avez pas de logiciel de caisse, comme environ 20% des cavistes d’après le Syndicat des cavistes professionnels, vous êtes certainement à la recherche d’un système d’encaissement. Le marché compte aujourd’hui un grand nombre d’acteurs. Malheureusement, beaucoup d’entre eux mettent en avant la capacité de leur caisse à être aux normes pour 2018 au mépris de la performance de la caisse.

Vous avez un métier qui possède de multiples facettes. Accueillir les clients, les conseiller, dénicher des perles rares, gérer les stocks, l’encaissement, les fichiers clients, communiquer sur les réseaux sociaux, se poser la question de mettre en place un site e-commerce… Ces problématiques là ne seront pas résolues avec l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié pour 2018. Il est donc important de choisir une caisse adaptée aux cavistes.

Comment savoir si une caisse est conforme pour 2018 ?

Si votre système de caisse est « non-permissif », il garde en mémoire toutes les transactions effectuées sur le logiciel. Aucune modification n’est possible et toutes les opérations se font par des plus et des moins. On ne peut plus supprimer ou modifier un ticket, il faut obligatoirement créer un autre ticket qui indique un remboursement ou un retour par exemple. Ce type de caisses est conforme aux normes applicables dès 2018.

Dans ce cas, l’éditeur devra vous fournir un document obligatoire : la certification. C'est cette dernière qui atteste de la conformité du logiciel. Cette certification peut être fournie par votre éditeur de logiciel, lorsqu’il l’a lui-même acquise pour sa solution auprès des organismes privés suivants : LNE ou Infocert. Mais les éditeurs peuvent également fournir aux cavistes une attestation individuelle de conformité.

Dans tous les cas, la responsabilité légale d’être en conformité avec la loi est à la charge de l’éditeur de la caisse enregistreuse.