Épiciers, cavistes, fromagers : Comment la dématérialisation améliore vos processus d'achat ?

La gestion de stocks et des processus d’achats est un défi majeur pour les commerçants de denrées alimentaires. Avec la péremption des produits frais, la gestion des différents points de vente et la fréquence de rotation des stocks, les acteurs du secteur doivent faire un usage efficace de leurs ressources. 

Gestion des paiements fournisseurs : les enjeux du commerce de proximité

La collaboration avec les fournisseurs est un aspect essentiel du commerce pour les marchands de vin, les épiciers et les fromagers. Qu'un fournisseur livre une palette de marchandises ou un seul carton, le processus de paiement des factures doit être aussi efficace que possible. De même que la gestion des stocks, pour assurer la pérennité de l’établissement. Cela nécessite une approche sophistiquée qui combine la gestion des ressources humaines, la planification stratégique et le contrôle de la qualité. 

Or, la gestion optimale de la chaîne d’approvisionnement est rendue difficile pour plusieurs raisons :

• Pour les commerçants qui possèdent plusieurs points de vente, la centralisation des approvisionnements et des factures n’est pas systématique.
• Les délais de paiement sont parfois très longs, ce qui entraîne des décalages de trésorerie et fragilise la santé financière de l’entreprise.
• L'inscription des factures dans la comptabilité est un procédé long, complexe, effectué le plus souvent manuellement, ce qui entraîne des erreurs de saisie et de paiement.
• La liaison entre les mouvements de stocks et les paiements fournisseurs n’est pas toujours assurée. Autrement dit, s'assurer que le contenu des commandes est bien conforme à celui inscrit sur la facture.

Réunir l’encaissement et la gestion des factures

Ajouté à cela que les commandes proviennent de différents fournisseurs, chacun ayant son propre processus de commande et de facturation. La gestion de ces relations peut prendre beaucoup de temps et de ressources, surtout lorsqu’il s’agit de suivre et payer les factures fournisseurs. Or, si la gestion des stocks n’est pas correctement paramétrée, le commerce se retrouve en situation d'excédent, ou de rupture. 

Pourtant, cette situation peut être facilement évitée par une gestion adéquate des chaînes d'approvisionnement et des processus comptables. La solution idéale ? Associer une solution de gestion des factures fournisseurs à votre logiciel de caisse.

Avec Libeo et Wino, centralisez vos processus de gestion fournisseurs

Libeo, le spécialiste du paiement entre entreprises et du Procure-to-Pay, a lancé une nouvelle solution de paiement pour les commerçants qui augmente considérablement la vitesse des paiements des fournisseurs et diminue les risques. 

Comment ? Grâce à la dématérialisation et à la collecte automatique des factures, qui sont ensuite importées et centralisées sur une plateforme unique. Cette récupération automatique évite la dispersion des pièces comptables, à l’origine de nombreux retards de paiement. Libeo simplifie ce processus grâce à sa solution de gestion consolidée des factures dématérialisées basée sur la reconnaissance automatique des caractères (OCR). 

 

De là, elles sont classées par fournisseur, en vue d’être payées et comptabilisées. De cette façon, même les commerçants qui possèdent plusieurs points de vente bénéficient d’une vision centralisée de leur trésorerie, leurs flux bancaires et leurs échéanciers. Résultat ? Jusqu’à 10h en moins passées sur les factures par semaine.

Cette vision globale sur les dépenses et les encaissements optimise la gestion des achats. Libeo offre une solution intelligente au problème de l'équilibrage des stocks, en réduisant le risque lié au solde des factures et en aidant les détaillants à améliorer leurs liquidités. En automatisant la gestion des factures des fournisseurs, Libeo contribue à faciliter un cycle de paiement plus rapide. Cela permet aux détaillants de gérer plus efficacement leurs niveaux de stocks et de s'assurer qu'ils disposent des liquidités nécessaires pour mener à bien leur activité.

 

Couplé à un logiciel de caisse spécialisé comme Wino pour gérer les opérations de caisse quotidiennes, c’est la totalité du cycle d’achat et de paiement qui est simplifiée avec Libeo. 

Pour aller encore plus loin, on peut dire que la dématérialisation va jusqu'à l'achat de vin en ligne. Lesgrappes permet avec un accompagnement sur mesure de passer des commandes de vin de vignerons récoltants en quelques clics.