3 procédures à mettre en place pour bien gérer les stocks de son commerce

La gestion des stocks est une tâche complexe mais plusieurs procédures et méthodes peuvent être implémentées dans votre commerce pour vous aider à les gérer correctement.

1 - Utiliser ses données pour anticiper ses besoins en stocks

Avec un catalogue correctement structuré et une gestion digitale et centralisée de vos achats et approvisionnements, vous allez au cours du temps constituer une riche base de données.

Ces données ont beaucoup de valeur pour votre entreprise. Elles vous permettent d’anticiper votre gestion de stock.

Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire grâce à vos données :

Anticiper les approvisionnements à venir selon les quantités déjà achetées et vendues

Par exemple, si vous connaissez le nombre de produits vendus d’un certain fournisseur sur le mois de janvier des 3 dernières années, vous pourrez prévoir quelle sera la demande pour ce même producteur en janvier prochain et adapter votre approvisionnement (avec pour limite que, suivant les années, les quantités disponibles chez les producteurs ne sont pas forcément les mêmes).

Anticiper les attentes des clients en analysant les produits les plus vendus

À une échelle plus macro et grâce à un catalogue structuré, vous pourrez également obtenir des rapports de vente par typologie de produit. Quels sont les avantages ? Prenons l’exemple d’un caviste. S’il connaît la répartition et l’évolution de ses ventes par région et appellation et souhaite élargir sa gamme de produits en commandant de nouvelles références, il pourra alors choisir ces dernières en ciblant les caractéristiques des produits qui plaisent le plus à la clientèle.

La gestion des produits avec le logiciel Wino

2- Effectuer un inventaire annuel et cyclique de ses stocks

La première chose à laquelle on pense quand on parle de stock est l’inventaire.

L’inventaire physique est un passage obligé de tout commerçant qui travaille dans une cave ou une épicerie. Légalement, il est obligatoire de faire un inventaire au moins une fois par an, à la date de fin de l’exercice comptable. Cela permet de vérifier le patrimoine de l’entreprise et d’établir un état des lieux de ses actifs et de ses passifs.

Même si aujourd’hui beaucoup de solutions de caisse enregistreuse telles que Wino propose un système d’inventaire permanent, l’inventaire physique reste indispensable pour vérifier l’exactitude des saisies, identifier des problèmes de gestion, des pertes ou même des vols. Effectué partiellement plusieurs fois dans l’année ou de manière complète une fois l’an, il n’est jamais un moment très plaisant à passer.

Alors, pour le commencer dans de bonnes conditions, rien de mieux qu’un fichier lisible et facilement manipulable pour s’y retrouver. Le logiciel Wino, (spécialisé pour les caves, épiceries et fromageries) permet, depuis son tableau de bord, d’exporter un fichier qui permet de réaliser facilement l’inventaire.

En plus d’un inventaire annuel, le commerçant caviste ou épicier peut aussi avoir recours à l’inventaire cyclique, un outil plein de bénéfices. C’est une méthode qui consiste à compter de petits ensembles de stock sur une base régulière (hebdomadaire, bimensuel). Il se distingue de l’inventaire physique traditionnel puisque les opérations n’ont pas vocation à être suspendues durant cet inventaire en cycle. Mettre en place ce type d’inventaire peut être utile pour préparer certains évènements comme par exemple les fêtes de fin d’années, la Saint Valentin, la foire aux vins. Cependant, cela ne s’improvise pas. En amont de l’inventaire, il est indispensable d’avoir créé des catégories de produits spécifiques puis de déterminer à quelle période compter chacune d’elles.

3 - Instaurer une gestion homogène des stocks grâce à une bonne communication d’équipe

La gestion des stocks est une préoccupation quotidienne pour toute personne travaillant dans une cave et une épicerie. Pour assurer une gestion optimale et homogène des stocks au sein de votre équipe, il est essentiel de mettre en place des procédures comme décrites précédemment et de les communiquer à chacun de vos collaborateurs.

Quelques conseils pour la bonne communication de procédures au sein de vos équipes :

• Rédiger des procédures claires pour vos collaborateurs ;

• Organiser des formations pour vos nouveaux collaborateurs ;

• Faire régulièrement des rappels aux collaborateurs déjà en poste ;

• Afficher les règles d’usage dans des endroits stratégiques de votre boutique (entrepôt, poste de gestion etc.) ;

• Utiliser un format adapté pour faciliter la lecture (grands titres, bullet points etc.).