La facturation électronique: le guide ultime pour les PME

Les années à venir s'annoncent comme une période de transformation majeure pour les PME (Petite et Moyenne Entreprises), et la gestion financière ne fait pas exception. La facturation électronique, déjà en croissance constante, deviendra obligatoire ! Alors, à quoi pouvez-vous vous attendre et comment cela peut-il bénéficier à votre PME ? Dans cet article, nous explorerons les tendances et les avantages à venir.

Les termes à connaître :

1. E-invoicing : la facturation électronique.
2. E-reporting : la transmission des données de transaction

C'est quoi une "e-facture" ?

Une facture électronique, appelée aussi “e-facture”, est la version numérique de la facture traditionnelle sur papier. Elle est créée, transmise, reçue est stockée sous forme électronique standard, comme le PDF, XML (eXtensible Markup Language) ou d’autres formats compatibles avec les systèmes informatiques.

Elles peuvent être générées à partir des outils de facturation, de logiciels de gestion des ventes ou d’autres solutions de gestion d’entreprise, puis envoyées par courrier électronique, téléchargées depuis un portail en ligne ou transmises via des réseaux des données sécurisés.

Lors de transactions impliquant des personnes assujetties à la TVA, les factures émises doivent obligatoirement contenir certaines informations, à savoir :

• Informations de l'émetteur et du destinataire (y compris les coordonnées).
• Numéro de facture et dates (émission, livraison).
• Description des biens ou prestations de services.
• Sous-total, taux de TVA, montant de la TVA.
• Montant total à payer.
• Méthode de paiement et conditions de paiement, comme les délais de paiement.
• Mentions obligatoires et signature électronique (le cas échéant).

La transmission des informations (e-reporting) concernant toutes ses opérations ayant un impact sur la TVA à l'administration fiscale est une condition supplémentaire à cette obligation.

La différence entre le "e-invoicing" & "e-reporting": l'obligation de PDP & Chorus Pro pour les entreprises ?

Le e-invoicing (la facturation électronique) concerne la manière dont les entreprises génèrent, envoient et reçoivent des factures électroniques pour les transactions commerciales.

Le e-reporting (la transmission des données de transaction), en revanche, concerne la manière dont les entreprises déclarent leurs transactions financières, y compris les ventes, les achats et les paiements, aux autorités fiscales ou aux organismes de réglementation. Mais qu'est-ce qui va changer avec l'e-reporting ?

Les clients ne recevront plus les factures par e-mail. Au lieu de cela, les factures seront envoyées par l'intermédiaire d'un portail public de facturation (Chorus Pro) ou via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) qui est autorisée par l'administration fiscale. Cette plateforme se chargera de l'envoi des factures à la plateforme du client professionnel.

De plus, vous avez jusqu'à 18 mois pour débuter le dépôt de vos factures de vente sur l'une des plateformes proposées.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

En France, dans quelques années, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises, quel que soit leur statut juridique, leur taille ou leur secteur d'activité. Cette obligation découle de la loi de finances pour 2020 et a été mise en place pour encourager la dématérialisation des échanges entre les entreprises et les administrations publiques.

Concrètement, cela signifie que toutes les entreprises, y compris les micro entreprises (auto entrepreneurs), les PME, les grandes entreprises et les associations, devront émettre et recevoir des factures au format électronique lorsqu'elles traitent avec des organismes publics. Les factures électroniques doivent respecter des normes spécifiques pour être conformes à la réglementation.

À l'avenir, les petites et moyennes entreprises devront également communiquer à l'administration les informations concernant les :

• les activités comprennent la vente et la fourniture de services aux particuliers (y compris les commerces de détail) ;
• les transactions avec des entreprises établies à l'étranger, telles que les exportations, les acquisitions et les livraisons intracommunautaires (à l'exception des importations dont les informations sont recueillies par les douanes).

Cette mesure vise à simplifier les procédures administratives, à réduire les coûts liés à la gestion des factures, à accélérer les paiements et à améliorer l'efficacité des échanges entre les entreprises et les administrations publiques.

Y a-t-il une date limite pour la mise en œuvre ?

Le calendrier initial :

• 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
• 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que pour les micro entreprises.

Cependant, le 28 juillet 2023, le ministère de l'Économie et des Finances a annoncé, dans un communiqué, le report de la généralisation de la facturation électronique, afin de laisser du temps pour une meilleure transition. Le nouveau calendrier avec l'entrée en vigueur sera défini lors de la sortie de la promulgation de la loi de finance 2024.

Quels sont les avantages de la facturation électronique?

Selon le 4ème Baromètre de la facture électronique publié en juillet 2023 par Generix Group, plus de 90% des entreprises pensent que la réforme offre une opportunité de transformation :

• 46% estiment qu'elles auront une gestion plus automatisée de leurs factures et processus associés ;
• 42% accordent une grande importance à la fiabilité de leurs données ou de leurs outils de lutte contre les erreurs et les fraudes.
• 38% pensent que ce sera aussi l'occasion de développer des logiciels de facturation, de trésorerie ou de comptabilité ;
• 38% s'attendent à un impact positif sur la gestion de la trésorerie.

1. Gagnez en efficacité

La facturation électronique en temps réel permet aux PME de gérer leurs données de transaction de manière efficace. Contrairement aux factures papier qui peuvent entraîner des délais de paiement, la facturation électronique assure une transmission des données instantanée. Cela signifie que les petites et moyennes entreprises peuvent s'attendre à une réduction significative des délais de paiement, améliorant ainsi leur trésorerie.

2. Simplifiez la Conformité à la TVA

Les PME assujetties à la TVA trouveront que les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont des alliées précieuses. Ces plateformes intègrent les mentions obligatoires, telles que les taux de TVA, de manière transparente, garantissant ainsi la conformité totale à la législation fiscale. Elles simplifient également la création de déclarations de TVA précises et la transmission des données à l'administration fiscale.

3. Réduction des erreurs & traçabilité

Les factures électroniques automatisent le processus de facturation, minimisant ainsi les erreurs de saisie de données. De même, il est plus facile de suivre le statut des factures électroniques, de leur création à leur paiement.

4. Sécurité

Les factures en format électronique sont communément protégées par un chiffrement sécurisé, minimisant substantiellement les éventuelles menaces de fraude.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Le nombre de factures produites chaque année détermine la solution. En fonction du nombre de factures qu'elles émettent, les TPE et PME peuvent choisir entre diverses solutions.

Vous pouvez déléguer la transmission et la réception des factures électroniques ainsi que la transmission des données de paiement et de transaction à votre comptable. Dans ce cas, il sera lui-même chargé d'émettre les factures au nom de votre entreprise ainsi que de transmettre les données de reporting à l'autorité de régulation.

En général, les entreprises équipées d'un logiciel de comptabilité pourront bénéficier des fonctionnalités de transmission qui devraient être proposées par la plupart des solutions.

Pour tirer le meilleur parti de la facturation électronique, il est recommandé d'utiliser la signature électronique pour authentifier les factures. Assurez-vous de mettre en place une gestion efficace des archives électroniques pour faciliter l'accès aux factures passées. La sécurité des données est essentielle, alors assurez-vous de prendre des mesures pour protéger vos informations financières.

Cette dématérialisation des factures est-elle bénéfique pour les petites entreprises ?

Globalement, la facturation électronique en temps réel est un moyen puissant pour les petites et moyennes entreprises de gagner en efficacité, de respecter les réglementations fiscales et de réduire les coûts administratifs. En utilisant des plateformes de dématérialisation partenaires et en restant à jour avec les mises à jour légales à venir, les PME peuvent transformer leur processus de facturation pour le mieux, améliorant ainsi leur santé financière.