La Cave Spirituelle, une gestion de stock efficace pour une entreprise en pleine expansion

La Cave Spirituelle est une cave indépendante institutionnelle installée à Toulouse depuis plus de 25 ans. Cette cave est le premier projet de Sabine et Philippe Dorso.

Depuis 1994 et l'ouverture de Cave Spirituelle, les propriétaires ont fait grandir l'entreprise et ont ouvert une deuxième cave : Vinea à l'Union, une commune située à côté de Toulouse. Le concept de Vinea est simple : la cave propose une sélection de vins natures et se présente comme un véritable lieu de vie. Un service de restauration est proposé à l'intérieur même de la cave.

Enfin, le dernier projet en date est celui de Vinetaria. Vinateria est un bâtiment de 450m2 qui sert de plateforme logistique et de stockage aux deux caves. C'est également un lieu disponible à la location pour des évènements privés ou professionnels.

Opter pour un logiciel qui simplifie la gestion de votre caisse et de vos activités, c’est gagner du temps et en efficacité au quotidien pour pouvoir mieux vous concentrer sur le cœur de votre activité : sourcer et conseiller les meilleurs produits pour votre clientèle.

C’est dans cette optique d'expansion de l'entreprise que la Cave Spirituelle a choisi Wino pour gérer ses points de vente. Nous vous racontons dans cet article comment Wino a répondu aux attentes et problématiques de Sabine et Philippe Dorso.

I. Une structure d’entreprise avec une gestion des stocks complexe

Lorsque la Cave Spirituelle a fait appel à Wino pour l'équiper d'une solution de caisse enregistreuse et de gestion, Sabine et Philippe nous ont exprimé deux problématiques concernant leur gestion des stocks.

Une entreprise avec plusieurs lieux de stockage :

La Cave Spirituelle a une organisation d'entreprise complexe avec plusieurs lieux de stockage. Elle possède :

• Deux boutiques : La Cave Spirituelle et Vinea
• Un entrepôt avec une salle évènementielle : Vinataria
  

Une entreprise avec de multiples canaux de vente :

Les activités de la Cave Spirituelle se sont diversifiées au cours du temps. L'entreprise a une activité de vente aux particuliers dans ses deux boutiques physiques, une activité de vente aux professionnels et de la vente en ligne à travers un site e-commerce.

Ces deux spécificités de l'entreprise mènent à la problématique suivante : Comment gérer ses stocks efficacement avec une activité de caviste multiple et en pleine expansion ?

Si la Cave Spirituelle a contacté Wino pour s'équiper d'un outil de caisse enregistreuse connectée c'est parce que le logiciel de caisse présentait déjà de nombreuses fonctionnalités indispensables à son activité comme la possibilité de vendre aux particuliers et aux professionnelles. Il a fallu néanmoins aller encore plus loin pour répondre à toutes les attentes de la Cave Spirituelle et proposer de nouvelles fonctionnalités adaptées à leurs activités.

II - Wino, une réponse aux contraintes de stockage et de vente multicanale de la Cave Spirituelle

Wino et la Cave Spirituelle ont d'abord établi un cahier des charges afin d'organiser leur collaboration. Ils ont ensuite balayé ensemble les fonctionnalités déjà présentes dans Wino et les nouvelles fonctionnalités à développer pour répondre à leur enjeu principal : gérer efficacement les stocks sur tous les lieux physiques et pour tous les canaux de vente.

Après plusieurs semaines de développements par l’équipe technique, Wino a implémenté dans son logiciel de gestion caisse tout un ensemble de fonctionnalités dédiées à la gestion multi-boutique. Ce travail a permis de répondre aux attentes de la Cave Spirituelle et également de tous les clients existants organisés en multiboutique chez Wino.

Pour répondre aux contraintes de stockage et de vente multicanale, le logiciel offre aujourd'hui 6 atouts à la Cave Spirituelle :

Un catalogue centralisé pour une bonne gestion multi-boutique

La Cave Spirituelle compte dans son catalogue plus de 4000 références uniques. Gérer ses stocks avec une telle quantité de références peut être un véritable casse-tête (pour plus de contenus sur la gestion des stocks, c'est par ici). Ajoutons à cela les multiples canaux de vente et lieux de stockage, il a été nécessaire à la Cave Spirituelle d’organiser son catalogue méthodiquement pour assurer une gestion optimale des stocks. Avec des fiches produits dédiées aux vins, bières, spiritueux et produits d’épicerie fine, un fonctionnement par variantes de produit, un système de catégories et la mise en place de SKU (Unité de Gestion de Stock) associés à chaque référence, la cave a construit avec Wino un catalogue homogène et organisé pour la gestion des stocks. Un tel catalogue limite les erreurs de stock et la perte de temps lorsque l’équipe doit suivre ces milliers de produits. Grâce à la centralisation du catalogue pour l’ensemble des lieux de stockage et canaux de vente, les équipes peuvent facilement visualiser les stocks complets de l’entreprise et pour chaque entité distincte, en filtrant l’interface. Ils obtiennent facilement les informations souhaitées. Ils peuvent rapidement agir sur les stocks erronés ou encore sur les produits en rupture de stock.

Une solution de transfert de stock entre les points de vente et entrepôts

Depuis la solution Wino, la personne en charge de la réception des approvisionnements et des stocks à l'entrepôt Vinetaria peut transférer des stocks de la plateforme vers les boutiques Vinea et Cave Spitirituelle. L'objectif est de maîtriser les flux et les stocks en magasin pour notamment éviter le sous-stockage. Le sous-stockage tend à affaiblir la confiance des clients. Les clients aiment acheter des produits qu'ils trouvent d'habitude en magasin. Si les produits attendus par le client sont absents le jour de sa visite, alors le client sera susceptible d'aller visiter d'autres magasins et de ne plus revenir à la boutique.

La gestion des mouvements de stocks

Le suivi régulier des entrées et des sorties de stock des produits est un bon moyen de maîtriser la gestion du stockage au cours du temps. Il va permettre de tracer précisément les ventes, les livraisons aux professionnelles, les pertes et réceptions de commande aux fournisseurs. Lorsqu'une erreur de stock est détectée, cela va permettre de déceler des oublis ou maladresses puis de rétablir la situation. Une nouvelle fois, ce sera le moyen d'éviter du surplus ou du sous-stock (Si vous cherchez des conseils pour liquider vos stocks en cas de surplus, c'est par ici). Une traçabilité précise est une clé de la bonne gestion des stocks.

L'API Wino pour une connexion au site en ligne de la cave

L'API Wino offre la possibilité de connecter Wino à tout un écosystème de services digitaux nécessaires au commerçant. C'est une solution technique nécessitant l'intervention d'un développeur informatique. L'API Wino a permis de connecter le site e-commerce de la Cave Spirituelle développé sur Prestashop à la caisse connectée Wino. Le site de la Cave Spirituelle est une vraie référence dans le domaine de la vente de vin en ligne car c'est l'une des toutes premières caves a s'être lancé dans ce domaine il y a une vingtaine d'années. C'est une activité phare de l'entreprise. Le challenge était donc important pour Wino et le client. Grâce à l'API et les développements spécifiques réalisés par une agence digitale experte de Prestashop, le catalogue de produits dans Wino est importé directement sur la plateforme Prestashop. La personne en charge du site peut ensuite choisir de publier ou non les références en ligne. Sur le site, les internautes peuvent visualiser les niveaux de stock de chacune des références proposées à la vente. Le stock affiché est le stock total présent sur les différents lieux de stockage. Lorsqu'un produit est commandé sur le site, une sortie de stock de type "Vente" est généré dans Wino avec la référence de la commande en question. Grâce à la connexion de Wino au site en ligne, l'entreprise s'assure de maîtriser les stocks de ses lieux de stockage avec ce canal de vente important.

La gestion des commandes fournisseurs

La gestion des commandes fournisseurs est centrale en tant que commerçant caviste. Elle doit être d'autant mieux suivie et maîtrisée pour une structure telle que la Cave Spirituelle. Lorsque certains commerçants passent commande par téléphone et réceptionnent leur produit au goutte à goutte, la digitalisation de l'approvisionnement permet de tracer les activités et de gagner du temps quotidiennement. À la Cave Spirituelle, l'équipe en charge de l'approvisionnement peut suivre les commandes au cours du temps même lorsque les collaborateurs tournent sur le poste. Le logiciel de gestion Wino permet de centraliser sur l'outil les commandes passées, en cours et à venir. L'équipe peut voir si les commandes ont été acceptées par le fournisseur, ont été réceptionnées et payées par l'entreprise. Les nouvelles commandes sont saisies dans le logiciel pensé pour le métier de caviste et épicier. La personne sélectionne rapidement sa liste de produits d'après les niveaux de stock affichés et peut ajouter sur la commande des frais liés au nombre de cols transportés, des taxes sur les spiritueux, des gratuités ou des remises sur certaines références. Lorsque la commande est livrée à l'entrepôt, il suffit de vérifier la livraison et de valider la réception de la liste de produits. L'équipe s'assure ainsi d'avoir toujours ses stocks à jour. Enfin, l'application permet de suivre au cours du temps des statistiques d'achat telles que les montants totaux d'achat par fournisseur. C'est un bon moyen de négocier ses prix et d'optimiser sa rentabilité.

La gestion de la vente aux professionnels

En plus de la vente aux particuliers, La Cave Spirituelle mène une activité de vente aux professionnels. Avec un logiciel de caisse standard, il n'est pas toujours possible de gérer ces deux activités sur la même solution. En effet, il arrive fréquemment que les logiciels ne proposent qu'un module dédié à la vente aux particuliers sans gestion des factures, devis ou bons de livraisons. Wino propose de gérer les deux activités dans son logiciel. Le commerçant va pouvoir au cours du mois émettre des bons de livraison à ces clients professionnels depuis ses différents lieux de stockage et les livrer selon les commandes passées. De cette manière, les produits sont sortis des stocks régulièrement à chaque validation d'un bon de livraison. En fin de mois, une facture regroupant les bons de livraison est émise et le client va payer ses achats du mois. L'émission de bons de livraison aux professionnels permet de tracer avec précision les livraisons aux clients restaurateurs, cavistes, entreprises et d'assurer la maîtrise des stocks au cours du temps.

La gestion de ses stocks est un sujet primordial pour les commerçants de proximité tels que les cavistes ou les épiceries fines. Il est nécessaire de les maîtriser correctement et de mettre en place des pratiques adaptées pour éviter des coûts de sur-stockage ou de sous-stockage exorbitants. Selon un rapport d'IHL, le sur-stock et le sous-stock ont représenté un coût total de 1 100 milliards de dollars en 2015. Pour cela, il est possible de s'équiper d'outils connectés conçues pour répondre aux différentes problématiques du métier.