10 critères essentiels pour choisir votre nouvelle caisse enregistreuse

Écrit le 25 mars 2019par Ophélie

Depuis l'entrée en vigueur de la loi de finances 2016 au 1er janvier 2018, l'État demande à tous les commerces assujettis à la TVA d’utiliser un système d’encaissement sécurisé et certifié selon les conditions définies par la loi.

Ainsi, deux options s'offrent à vous pour la gestion de votre point de vente :

  • Garder votre système de caisse enregistreuse actuel si celui-ci vous convient en vous assurant qu'il est bien conforme à la loi.
  • Investir dans un nouveau logiciel de caisse enregistreuse certifié.

Ainsi depuis 2018, beaucoup de nouvelles caisses enregistreuses sont arrivées sur le marché : Popina, L'Addition, Tactill, Tiller, Wino etc. Comment s'y retrouver parmi toutes ces offres ?!

Notre conseil : lister les besoins liés à votre activité pour définir vos spécificités et suivez les quelques conseils qui vont suivre !

Comment bien choisir votre nouvelle caisse enregistreuse ?

Voici notre liste non exhaustive de 10 critères à considérer pour choisir votre prochain logiciel de caisse :

La conformité de la caisse

Un contrôleur fiscal peut vous demander de lui fournir une attestation de conformité de votre logiciel de caisse. Aujourd'hui, il n'existe pas moins de 3 certifications possibles garantissant la conformité de votre solution de caisse enregistreuse :

  • L'attestation individuelle : elle est délivrée par votre fournisseur de logiciel à votre demande. Chez Wino par exemple, elle est téléchargeable à tout moment depuis l'application. Elle est obligatoire lors d'un contrôle fiscal à la différence des deux certifications ci-dessous.
  • La certification LNE : elle est délivrée par le Laboratoire National de Métrologie et d'Essais aux fournisseurs de caisse enregistreuse à leur demande. Elle n'est pas obligatoire, peut compléter ou remplacer l'attestation individuelle de l'éditeur.
  • La certification NF525 : elle est délivrée par l'Association Française de Normalisation (AFNOR). L'organisme vérifie que la solution est en accord avec un ensemble de règles définies. Le processus de certification est possible moyennant finance de la part de l'éditeur. Comme la certification LNE, elle n'est pas obligatoire.

Ce qu'il faut en retenir : assurez-vous de pouvoir répondre à tout moment à la demande d'attestation individuelle de conformité de la part d'un contrôle fiscal, c'est l'unique document obligatoire !

La simplicité d'usage

C'est un critère essentiel ! Pourquoi ? Votre caisse enregistreuse est sans aucun doute l'outil que vous utilisez le plus pour votre activité commerciale.

Quels seront les impacts sur votre activité si vous optez pour un système où chaque tâche à effectuer est complexe et la formation longue et chronophage ? Quel temps d'investissement cela vous demandera-t-il pour former les nouveaux vendeurs embauchés en boutique ? Et pour vos stagiaires ou saisonniers qui ont peu d'expérience avec les systèmes de caisse ?

Au-delà du logiciel en lui-même, vous pouvez également vous interroger sur la facilité à installer vous-même le système de point de vente et le matériel connecté. Plus cela sera facile, plus vous vous sentirez autonome vis-à-vis de la solution.

La solution Wino est reconnue par ses clients pour sa simplicité d'usage. Rendez-vous sur nos témoignages en ligne pour en savoir plus :

Tous ces critères d'usage relatifs au logiciel et au matériel sont autant d'éléments à analyser sérieusement lors de votre choix. Certains éditeurs proposent de tester leur application par inscription en quelques clics, d'autres vous offrent des démonstrations complètes du produit. Dans ce dernier cas, un temps de questions/réponses en fin de démonstration vous permet d'entrer dans le détail des fonctionnalités qui vous importent le plus.

Avec Wino, vous pouvez à tout moment faire une demande de démonstration depuis notre formulaire en ligne. Vous serez rappeler rapidement par un commercial pour convenir d'un rendez-vous.

La mobilité de la solution

Selon vos activités de commerçant, une solution mobile peut être très avantageuse. Posez-vous les questions suivantes :

  • Pourrai-je embarquer facilement la solution sur un marché, une foire, un salon ou un magasin pop-up ? Si vous organisez ponctuellement des animations, cela peut vous apporter une liberté considérable.
  • Pourrai-je me déplacer avec l'application de caisse à travers le magasin ? Lorsque vous voulez inventorier les produits sur nos linéaires ou réceptionner une commande fournisseur, avoir une tablette à porter de main peut vous être très utile.
  • Pourrai-je me déplacer avec la solution de caisse en dehors du magasin ? Si vous avez une importante activité de vente auprès de professionnels, il peut être intéressant d'avoir la possibilité d'emporter l'application de caisse avec vous pour négocier, vendre et prospecter !

Il existe finalement des cas d'usage très nombreux argumentant la nécessité de disposer d'une solution mobile.

L'esthétique du point d'encaissement

L'agencement de votre boutique est clé pour votre activité de commerçant. Que ce soit pour accroître l’efficacité commerciale du point de vente ou mettre en avant votre image de marque, chaque détail compte pour booster votre chiffre d'affaires.

Fini les fils qui s'emmêlent et les caisses format XXL qui dominent votre comptoir de vente. Avec les nouveaux systèmes de caisse, vous avez maintenant la possibilité d'acquérir une caisse élégante et plus discrète avec une tablette, une tiroir-caisse et une imprimante, le tout interconnecté.

Wino propose à ses clients un éventail de choix et d'options de matériaux dans un catalogue complet : des tiroirs-caisses avec imprimante tickets intégrée ou non, des imprimantes tickets aux couleurs variées, des iPad de différents formats et couleurs, des supports d'IPad répondant à différents besoins (sécurité, esthétique, robusteste etc.), des afficheurs etc. L'objectif est de pouvoir apporter des réponses aux besoins spécifiques de chaque commerçant.

Installation d'un double point de vente à la cave du Cellier des Docks À Biarritz

Adapté à vos spécificités métiers

Pensez aux tâches manuelles, complexes et répétitives que vous effectuez quotidiennement en boutique. Comment un nouveau système de caisse pourra-t-il y répondre ?

Voici une liste de questions qui vous permettra d'orienter vos choix pour un système de caisse plutôt qu'un autre :

Pour les tâches complexes en caisse

  • Lors d'erreurs à l'encaissement ou pour d'autres raisons, vous pouvez être contraint de rembourser une partie ou la totalité d'une vente. La caisse offre-t-elle un moyen rapide et efficace d'y arriver pour un ticket, une facture ? Si vous devez recréer de zéro une vente à rembourser avec de nombreux produits et des réductions, vous allez perdre un temps précieux !
  • Le traitement des retours produits et des échanges peut s'avérer être compliqué, le logiciel de vente pourra-t-il permettre de rationaliser ce processus avec une bonne gestion du stock ?
  • Quelles possibilités offre la caisse pour gérer des promotions ? Y a-t-il des moyens de générer des campagnes périodiques sur une sélection de produits, ou d'appliquer des réductions pour les clients fidèles ?
  • Le système d'encaissement permet-il de mettre des tickets en attente, de gérer des encaissements partiels ou en plusieurs fois ? Permet-il aussi d'être exempté de calculs en caisse qui font perdre du temps, faire des erreurs et sont source de stress lorsque du monde attend à la caisse ? Cela est d'autant plus important si vous avez une activité de consommation sur place. En effet, les clients à table n'arrivent et ne repartent pas forcément au même moment, il faut donc pouvoir gérer des encaissements différés.

Gestion du catalogue et des stocks

  • Les formats proposés des fiches produits sont-ils adaptés aux typologies de produits vendus en boutique ?
  • Le système de caisse me permettra-t-il de garder les stocks à jour au cours du temps ? Serai-je alerté en cas de stock bas sur mes produits ?
  • Pourrai-je réceptionner des commandes produits rapidement avec une mise à jour automatique de mes stocks ?
  • Pourrai-je suivre en permanence les mouvements de stock liés à mon activité et revenir aisément sur des évènements antérieurs ?

Interaction avec la clientèle

  • Ai-je besoin de collecter les adresses mail de mes clients pour par exemple leur envoyer des newsletters, des offres promotionnelles ?
  • Ai-je l'intention de mettre en place un programme de fidélité pour mes clients ?
  • Aimerai-je avoir à disposition des analyses des habitudes d'achat de mes clients ? Pourrai-je savoir les produits qu'ils consomment le plus , leur panier moyen ou encore le nombre de fois qu'ils visitent ma boutique ? Ce sont autant d'éléments qui vous permettront de répondre aux demandes de votre clientèle , de leur envoyer des offres et des informations ciblées selon leur profil. Un bon système de point de vente peut permettre de recueillir de nombreuses données.

Vente aux professionnels

  • Quelle importance mes ventes professionnels ont-elles pour mon activité ? Mon futur système de caisse ne devrait-il pas intégrer un système de facturation pour me permettre de gérer toutes mes activités sur un unique outil ? C'est forcément synonyme d'efficacité et de temps gagné !
  • Le système gère-t-il tout le processus de facturation du devis jusqu'au bon de livraison final ? Imaginer devoir décrémenter manuellement les produits sortis du stock pour leur livraison, cela vous fera perdre un temps considérable.
  • Aurais-je un suivi efficace des devis acceptés ou non, des factures en attente de paiement et en retard, des produits livrés etc. ?
  • La solution gère-t-elle la comptabilité pour tout ce qui est relatif à la facturation ?

Plus le système que vous choisissez répondra à vos exigences métiers, moins vous risquerez d'avoir de mauvaise surprise quand vous commencerez à manipuler la solution seul. Il n'y a rien de pire que de vous rendre compte au bout de quelques jours d'utilisation que des fonctionnalités que vous pensiez retrouver dans l nouveau logiciel n'existe pas !!

Adaptation aux contraintes de connexion

Avez-vous une connexion internet permanente dans votre boutique ? Fonctionne-t-elle parfaitement ou êtes-vous sujet à des ralentissements voire des coupures ?

Cette capacité d'adaptation aux contraintes de connexion internet est un élément différenciant incontestable de Wino vis-à-vis de ces concurrents : le logiciel de caisse fonctionne hors-ligne. Vous pouvez donc encaisser vos clients, gérer vos produits, facturer etc. sans connexion internet. Toutes les données sont enregistrées directement sur l'iPad. Au moment où vous disposez d'une connexion à internet, il suffit alors de synchroniser les données pour qu'elles soient enregistrées sur le cloud. Vous évitez de lourdes contraintes et gérez votre boutique sereinement.

Capacités d'analyse

Comme nous l'avons déjà spécifié précédemment, un bon système de point de vente est une solution permettant de recueillir de nombreuses données. Mais savoir que votre outil pourra collecter des données ne suffit pas. Il faut aussi s'assurer que vous aurez facilement accès à ces données et que vous pourrez les manipuler pour mener des analyses de vente.

Les éditeurs de logiciel de caisse tels que Wino proposent généralement à leurs clients un accès à un tableau de bord centralisant l'ensemble des données d'activité du commerce. Sur ce genre d'outils, il est possible d'avoir accès à des éléments d'analyse prêts à l'emploi comme le chiffre d'affaires au cours du temps, un classement des meilleurs produits vendus, des plus gros clients etc. Pour aller plus loin dans l'analyse, ces solutions offrent également aux utilisateurs la possibilité d'exporter les données sous forme de tableurs pour mener des analyses plus poussées selon les besoins.

Exemple d'un écran de statistiques sur le tableau de bord proposé par Wino

La gestion comptable

Deux éléments doivent être vérifiés lorsque vous choisirez votre système de caisse :

  • Assurez-vous que la solution vous propose l'écriture automatique des journaux de caisse journaliers, mensuels et annuels et que les informations produites répondent aux exigences comptables.
  • Assurez-vous également que les documents comptables (journaux de caisse, le détail des factures et tickets) soient facilement exportables et partageables si vous travaillez avec un cabinet comptable.

Le support client

Voici quelques cas concrets :

  • Lorsque vous débuterez avec une nouvelle solution de caisse, vous aurez régulièrement des questions concernant les fonctionnalités du système.
  • Lorsque le logiciel sera mis à jour, vous pourrez également avoir des questions si des changements importants ont eu lieu.
  • Il pourrait aussi arriver que votre matériel tombe en panne ou que l'application est un bug.

Plus vite vous pourrez régler les problèmes, plus vite vous pourrez reprendre vos ventes. Il faut donc vous assurer que le fournisseur de la solution puisse répondre à vos besoins :

  • Le support client est-il disponible sur mes plages horaires d'ouverture ? ou du moins assure-t-il une permanence minimale lors que je me trouve en situation d'urgence ?
  • Le support est-il gratuit ou payant. S'il est payant, cela reste-t-il abordable ?
  • Puis-je être assuré de sa crédibilité ? Répondra-t-il rapidement et apportera-t-il des réponses pertinentes ?
  • Le fournisseur propose-t-il des services de formation ? Si vous avez plusieurs employés, cela est d'autant plus utile, tous ont alors un niveau de connaissance du logiciel égal lors de son déploiement.

Formation chez Claude Le Caviste, cave du marché des Batignolles à Paris

Le prix

Et enfin, le critère décisif pour faire votre choix final : le prix de la solution !

Contrairement aux systèmes de caisse traditionaux très onéreux tels Casio ou JDC , les nouvelles caisses enregistreuses connectées sur tablette proposent des prix plus économiques pour les commerçants.

Les nouveaux éditeurs fonctionnement pour la plupart avec un système d'abonnement. Selon vos capacités de trésorerie, vous pouvez opter pour des paiements mensuels ou alors vous engager sur un an ou deux avec des réductions avantageuses. Les mises à jour du logiciel sont comprises dans le prix de l'abonnement, vous évitez ainsi d'être surpris par des facturations imprévues !

Si vous souhaitez profiter de services complémentaires tels qu'un système de vente e-commerce connecté à la caisse ou un programme de fidélité, vous pouvez le faire à tout moment, moyennant un coût d'abonnement supplémentaire modéré.

Enfin, chez Wino, l'offre de matériel de caisse répond largement à toutes les exigences en terme de budget. Vous pouvez opter pour un pack complet de matériel à un prix très raisonnable ou choisir du matériel plus haut-de-gamme comme de grand iPads, des supports design et plus sécurisés, de nombreux accessoires selon le budget prévu.

Et maintenant à vous de jouer ! Partez en quête de votre système de point de vente idéal.

OphélieProduct designer chez Wino

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